Actualizar los valores de los campos de búsqueda y agregación

Los datos de origen de los campos de búsqueda y agregación pueden cambiar mientras un usuario trabaja en un formulario. 

De forma predeterminada, esos valores se recuperan cuando el formulario se envía por primera vez y no se actualizan a medida que el elemento avanza por el flujo de trabajo. 

Sin embargo, como administrador del proceso, puedes elegir actualizar los campos de búsqueda y agregación del formulario en determinados pasos del flujo de trabajo. Cuando el usuario hace clic en un botón de acción, los valores de los campos de búsqueda y agregación se actualizan.  

¿Cuándo debo actualizar los campos de búsqueda y agregación de mi formulario?

• Cuando los datos de origen cambian o se actualizan constantemente.
• Cuando se pueden agregar nuevos datos durante el flujo de trabajo, lo que puede cambiar los valores.

Considera un escenario en el que envías una solicitud de Capex (gastos de capital) que hace referencia al presupuesto disponible actual de un conjunto de datos de presupuesto maestro. Mientras completas el formulario, otra solicitud podría aprobarse simultáneamente y reducir el presupuesto disponible. Para asegurarte de trabajar con los datos más actualizados, puedes usar la acción Actualizar antes de enviar el formulario. Esta acción actualiza el campo de búsqueda, obtiene la información presupuestaria más reciente y evita posibles gastos excesivos.

¿Cómo habilito la actualización de campos?

Ve a la pestaña Permisos en el editor del proceso. Selecciona cualquier paso y desplázate hasta la parte inferior del formulario. Haz clic en Configurar acciones. Pasa el cursor sobre la acción Enviar, Rechazar, Retirar o Devolver y haz clic en Avanzado.

 En Actualizar campos, elige los campos de búsqueda o agregación necesarios que deben actualizarse.

Si el campo que quieres actualizar está en el formulario o en una tabla, selecciona el campo de búsqueda o agregación que quieres actualizar. Puedes seleccionar varios campos de la misma tabla.

Validaciones y actualización de campos

Las validaciones que configuras para los ajustes de acción avanzada se ven afectadas por la actualización de campos. 

Por ejemplo, supongamos que tienes una validación que garantiza que el importe del presupuesto no sea inferior a cero. En el primer paso, el presupuesto era positivo y superó la validación. Sin embargo, en un paso posterior, los valores pueden cambiar como resultado de una actualización y el importe del presupuesto puede ser inferior a cero. En este caso, el elemento no puede avanzar.