Seguir un elemento del proceso
Añade observadores a un elemento del proceso para que puedan seguir su progreso y comentarios sin participar en el flujo de trabajo.
Seguir un elemento del proceso
Los observadores pueden mantenerse informados sobre un elemento del proceso sin participar en su flujo de trabajo. Como iniciador de un elemento, si necesitas que alguien pueda consultar su progreso, pero no necesitas que lo apruebe, rechace o realice acciones en él, puedes añadirlo como observador.
Note
Por ejemplo, un empleado envía una solicitud de compra y quiere que su responsable esté informado sobre su progreso y resultado final, sin que este participe en el flujo de trabajo de aprobación. Añadir al responsable como observador le permite hacer seguimiento del elemento y participar en la conversación sin que se le asignen tareas del flujo de trabajo.
Antes de que alguien pueda añadir observadores a un elemento, un administrador del proceso debe activar Permitir que los miembros del proceso sigan los elementos en la configuración de seguridad del proceso. Solo los usuarios que ya forman parte del proceso —en cualquier rol— pueden añadirse como observadores.
Añadir un observador
Solo el iniciador del elemento puede añadir observadores.
-
Abre el elemento del proceso.
-
Haz clic en el botón Observadores del formulario del elemento.
-
Busca y selecciona un usuario del proceso.
-
Haz clic en Añadir.
Note
Un elemento puede tener un máximo de 10 observadores.
Eliminar un observador
El iniciador del elemento puede eliminar a cualquier observador; un observador solo puede eliminarse a sí mismo.
Como iniciador del elemento:
- Abre el elemento del proceso.
- Haz clic en el botón Observadores del formulario del elemento.
- Pasa el cursor sobre el nombre del observador.
- Haz clic en Eliminar.
Si ya eres observador, puedes dejar de seguir un elemento en cualquier momento. Abre el elemento y haz clic en Dejar de seguir. Se te eliminará de la lista de observadores y dejarás de recibir notificaciones sobre ese elemento.
Qué pueden y qué no pueden hacer los observadores
| Los observadores pueden | Los observadores no pueden |
|---|---|
| Ver los campos en modo de solo lectura | Editar el formulario |
| Seguir el progreso del flujo de trabajo | Aprobar o rechazar elementos |
| Ver el historial y el estado del elemento | Reasignar tareas |
| Ver y añadir comentarios | Realizar acciones del flujo de trabajo |
| Mencionar a participantes y otros observadores en los comentarios | Mencionar a comentaristas externos en los comentarios |
Notificaciones para los observadores
Los observadores reciben notificaciones cuando se les añade o elimina como observadores.
Note
Los observadores también pueden recibir notificaciones sobre otros eventos del elemento —como cuando se les menciona en un comentario, alguien reacciona a su comentario o el elemento se completa, se rechaza o se retira— según cómo estén configuradas las plantillas de notificaciones del proceso. Consulta al administrador del proceso si no tienes claro qué eventos activan una notificación para los observadores en un proceso específico.
Ver los elementos que sigues
Como observador, puedes acceder a los elementos que sigues desde:
-
La pestaña Lista de seguimiento dentro del proceso.
-
La pestaña Lista de seguimiento de Mis elementos.
Estas vistas te ayudan a hacer seguimiento de elementos en distintos procesos sin tener que participar en sus flujos de trabajo.
Limitaciones
- No se pueden añadir observadores a elementos en borrador.
Important
No se pudo confirmar con el comportamiento actual del producto si los elementos reiniciados conservan sus observadores anteriores ni si eliminar a un usuario de un proceso lo elimina automáticamente como observador de los elementos en curso. Verifica estos casos directamente en tu entorno antes de basarte en ellos.