Acciones por correo electrónico

Descripción general

Cuando se asigna un elemento a un miembro o administrador de un proceso, este recibe un correo electrónico con información sobre el elemento y, después, inicia sesión en Kissflow para actuar sobre él, es decir, aprobarlo o rechazarlo. Esto obliga al usuario a salir de su bandeja de entrada e iniciar sesión manualmente en Kissflow, lo que puede consumir mucho tiempo para los profesionales ocupados que pasan más tiempo en su cliente de correo electrónico que en Kissflow.

Con las acciones por correo electrónico activadas, los usuarios pueden actuar sobre los elementos directamente desde sus bandejas de entrada. No tendrán que salir de su bandeja de entrada ni iniciar sesión en Kissflow.

1. Cuando se asigna un elemento a un usuario, este recibe un correo electrónico con información sobre el elemento y dos botones para aprobarlo o rechazarlo. Los nombres de los botones y la disponibilidad de la opción de rechazo dependerán de lo configurado en los permisos del proceso. 
2. Después de tomar una decisión, el usuario puede elegir aprobar o rechazar. 
3. Al hacer clic en cualquiera de los botones, se redacta un correo electrónico con contenido generado automáticamente que indica a Kissflow que apruebe o rechace el elemento. 
4. El usuario debe hacer clic en Enviar. Después, el correo electrónico se enviará a Kissflow y la acción se completará. 
5. No se requiere ninguna acción del usuario si elige aprobar. Para rechazar, el usuario debe escribir su nota de rechazo en el espacio proporcionado en el correo electrónico en borrador.  

Activar las acciones por correo electrónico

Las acciones por correo electrónico deben activarse a nivel del paso. Esto permite a los administradores del proceso restringir las aprobaciones y los rechazos por correo electrónico para diferentes pasos. Para activar las acciones por correo electrónico para un paso específico, ve a Editar proceso > Flujo de trabajo > haz clic en Cambiar junto al paso requerido > Acciones por correo electrónico > activa el interruptor. De forma predeterminada, las acciones por correo electrónico están activadas para todos los procesos existentes y nuevos de una cuenta.

Si al intentar activar las acciones por correo electrónico ves un mensaje que dice Las acciones por correo electrónico están desactivadas para tu organización. Ponte en contacto con el superadministrador para activar esta función_._,, significa que el superadministrador ha desactivado las acciones por correo electrónico en el nivel de cuenta. Si eres superadministrador, puedes activar o desactivar las acciones por correo electrónico para todos los procesos de una cuenta desde Administración de cuentas > Configuración de Flow > Proceso > Acciones por correo electrónico > Activa o desactiva el interruptor.

Excepciones

Las acciones por correo electrónico no estarán disponibles para determinados elementos y pasos si se requiere la introducción obligatoria de datos por parte del usuario.

Preguntas frecuentes

1. ¿Qué ocurre si uno de los responsables del paso aprueba un elemento por correo electrónico, pero otro responsable del paso lo aprueba a través del portal al mismo tiempo?

   Se aprueba la primera solicitud que llega al sistema, independientemente de quién la haya iniciado primero. 
    

2. ¿Qué ocurre si dos o más responsables del paso aprueban la solicitud por correo electrónico al mismo tiempo?

   Se aprueba la primera solicitud que llega al sistema, independientemente de quién la haya iniciado primero. 
    

3. ¿Existe un período de validez para el correo electrónico desde el que el usuario puede aprobar o rechazar el elemento?

   El período de validez es de 30 días a partir de la fecha en que el responsable del paso recibió el correo electrónico.
    

4. ¿Qué ocurre si el responsable del paso aprueba un elemento que ya está aprobado o rechazado?

   La aprobación o el rechazo se ignorará.
    

5. ¿Qué ocurre si el responsable del paso aprueba o rechaza la solicitud después de 30 días?

   La aprobación o el rechazo se ignorará.
    

6. ¿Cuánto tarda en aprobarse o rechazarse un elemento después de que el responsable del paso envía un correo electrónico de aprobación o rechazo?

   Aproximadamente 1 minuto o más. Sin embargo, depende del volumen de solicitudes que reciba el sistema en ese momento.
    

7. ¿Por qué no he recibido un correo de aprobación o rechazo aunque las acciones por correo electrónico estén activadas en la cuenta y en el proceso?

   Esto podría deberse a que tu formulario tiene campos editables que son obligatorios en este paso. En estos casos, las acciones por correo electrónico no estarán disponibles.
    

8. ¿Por qué no se entrega el correo electrónico incluso después de la aprobación o el rechazo?
    

   a. No has activado los protocolos de seguridad SPF y DKIM

   Cuando se envía una solicitud de aprobación o rechazo por correo electrónico, se autentica mediante los protocolos de seguridad SPF y DKIM. El correo electrónico no se enviará si aún no has activado uno de los protocolos en tu servidor de correo. 

   Solución
   Puedes resolver este problema de una de las siguientes maneras:
   1. Puedes activar el protocolo en tu servidor de correo y volver a enviar la solicitud de aprobación o rechazo. 
   2. Puedes iniciar sesión manualmente en tu cuenta de Kissflow para enviar la solicitud de aprobación o rechazo.

   b. Has realizado cambios en el contenido del correo electrónico

   Si has cambiado algún dato introducido por el usuario para la solicitud de aprobación o no has añadido una nota obligatoria para la solicitud de rechazo, tu correo electrónico no se enviará a Kissflow.

   Solución
   Puedes resolver este problema de una de las siguientes maneras:
   1. Puedes volver a hacer clic en la solicitud de aprobación o rechazo del elemento desde el mismo correo electrónico. En caso de rechazo, puedes escribir la nota de rechazo en el espacio proporcionado en el correo en borrador y hacer clic en Enviar.
   2. Puedes iniciar sesión manualmente en tu cuenta de Kissflow para completar el proceso.

   c. No enviaste el correo electrónico de aprobación dentro del período de validez de 30 días

   Cada solicitud por correo electrónico para un elemento tiene una fecha de vencimiento de 30 días, después de la cual no puedes enviar la solicitud.  

   Solución
   Puedes iniciar sesión manualmente en tu cuenta de Kissflow y completar el proceso.