Añadir y gestionar usuarios

Superadministradores, administradores de IAM y administradores de usuarios tienen acceso a la página de Gestión de usuarios, donde pueden activar, desactivar, eliminar y cambiar los roles de los usuarios de tu cuenta de Kissflow. También pueden reenviar correos de verificación a los usuarios no verificados y enviar correos para restablecer la contraseña a los usuarios que necesitan cambiarla. La adición y eliminación de usuarios de los grupos está disponible dentro de la gestión de usuarios. También es posible asignar y reasignar un manager a varios usuarios. Cada acción tiene una página de resumen con el total de cambios realizados, el número de usuarios omitidos y el motivo. La tabla de gestión de usuarios te permite cambiar simultáneamente todos los usuarios de tu cuenta de Kissflow.

Añadir usuarios manualmente

Solo los superadministradores y los administradores de usuarios pueden añadir usuarios a una cuenta de Kissflow. Ve a Administración de la cuenta > Gestión de usuarios para añadir usuarios uno por uno.

1. Haz clic en Añadir un usuario

2. Verás una ventana emergente donde puedes introducir los datos del nuevo usuario:

   • El nombre y la dirección de correo electrónico son obligatorios. Puedes asignar un rol de usuario según sus funciones dentro de la cuenta de Kissflow.
   • Puedes etiquetar al nuevo usuario con un grupo preconfigurado. Aprende a crear un grupo.
   • Puedes etiquetar al usuario con un manager, que también puede utilizarse en las asignaciones de pasos.
   • También puedes elegir si quieres enviar una invitación por correo electrónico a este usuario.

3. Haz clic en Añadir para crear un usuario y salir.

   

Aprovisionamiento de usuarios con SCIM

Como superadministrador o administrador de IAM, puedes configurar SCIM para habilitar el aprovisionamiento automático de usuarios con proveedores de identidad (IdP):

• Azure Active Directory
• Okta
• OneLogin

Seleccionar y anular la selección de usuarios

Los administradores de cuenta (administradores de IAM y de usuarios) pueden seleccionar un solo usuario en la tabla de gestión de usuarios o varios usuarios, y realizar acciones por lotes en el grupo de usuarios seleccionado. Todas las acciones de la tabla de gestión de usuarios admiten acciones por lotes. Los administradores de cuenta también pueden seleccionar todos los usuarios de una página haciendo clic en la casilla situada a la izquierda de la primera columna de la tabla de gestión de usuarios. Puedes configurar el número de filas que aparecen en una sola página cambiando Filas por página en la esquina inferior izquierda de la tabla de gestión de usuarios. Para seleccionar todos los usuarios de la tabla de gestión de usuarios, independientemente de las páginas, elige un usuario y haz clic en Seleccionar todas las filas, junto a las acciones de gestión de usuarios. Para anular la selección de un usuario, desmarca la casilla situada junto a él o haz clic en Borrar selección para anular todas las selecciones.

Realizar acciones por lotes

Los administradores de cuenta pueden utilizar la tabla de gestión de usuarios para realizar acciones por lotes. Todas las acciones de la tabla de gestión de usuarios admiten esta funcionalidad. Sigue los pasos que se indican a continuación para realizar acciones por lotes:

1. Selecciona los usuarios marcando la casilla situada junto a la primera columna de la sección de gestión de usuarios, que en nuestro caso es Nombre. Puedes utilizar filtros simples o avanzados para filtrar usuarios. Para seleccionar todos los usuarios filtrados de una página, haz clic en la casilla situada junto a los nombres de las columnas. Para seleccionar todos los usuarios filtrados, haz clic en la casilla situada junto al usuario y, a continuación, en Seleccionar todas las filas.

2. Selecciona la acción que quieres realizar en la barra de navegación superior. Todas las acciones de gestión de usuarios admiten acciones por lotes. Para cambiar cualquier campo personalizado que hayas creado, haz clic en el botón Más opciones () y desplázate hacia abajo para encontrar el nombre del campo personalizado correspondiente. Haz clic en el campo personalizado que quieres cambiar e introduce el nuevo valor.

   

Invitar a usuarios

Cuando invitas a alguien a unirse a tu cuenta, recibirá un correo electrónico de invitación en la dirección que hayas introducido. Si el usuario acepta la invitación y tu cuenta tiene suficientes licencias de usuario, se activará automáticamente; también puedes asignarle manualmente una licencia activa. Para ello, selecciona la casilla del usuario y haz clic en Activar. Puedes activar varios usuarios a la vez. Activaremos todos los usuarios seleccionados si tu cuenta tiene suficientes licencias de usuario. El recuento de usuarios se actualiza automáticamente en el recuadro Usuarios activos. Sin embargo, si tu cuenta no tiene suficientes licencias, el usuario se añadirá a la cuenta en estado inactivo y no podrá Iniciar sesión.

Enviar invitaciones por correo electrónico a los usuarios

Cuando se añaden usuarios en bloque mediante SCIM o cualquier sincronización de directorio, el administrador de cuenta puede elegir si desea enviar invitaciones por correo electrónico a estos usuarios haciendo clic en la casilla de verificación. Una vez añadidos todos los usuarios a la cuenta, puedes seleccionar varios usuarios y activarlos manualmente. También puedes seguir el método que se indica a continuación para reenviar una invitación por correo electrónico a varios usuarios.

Reenviar el correo de verificación

Para reenviar el correo de verificación a un usuario, selecciona la casilla situada junto al nombre del usuario y haz clic en Reenviar correo de verificación. Se enviará un correo de verificación a los usuarios seleccionados. Los usuarios que ya estén verificados o inactivos no recibirán ningún correo. Una vez finalizado el proceso, aparecerá una página de resumen con el número de usuarios que recibieron un correo y los que no lo recibieron, junto con el motivo.

Asignar un manager

A los usuarios se les puede asignar un manager, lo que puede ser útil en las asignaciones de pasos. Puedes seleccionar varios usuarios y asignarles el mismo manager. Si algunos usuarios ya tienen un manager, el manager existente se sustituirá por el nuevo. Selecciona los usuarios mediante la casilla situada junto a su nombre y haz clic en Asignar manager desde el botón Más opciones (). Selecciona el usuario que quieres asignar como manager y haz clic en Asignar.

Restablecer una contraseña

Selecciona la casilla situada junto al usuario para restablecer las contraseñas de otros usuarios y haz clic en Restablecer contraseña. Los usuarios recibirán un correo electrónico con un enlace para restablecer su contraseña, que deberán abrir en un plazo de 24 horas antes de que caduque. También se cerrará la sesión de los usuarios en sus cuentas de Kissflow y no podrán iniciar sesión a menos que establezcan su contraseña. No puedes restablecer tu contraseña mediante este método. Hay algunos casos en los que los usuarios no reciben el correo para restablecer la contraseña:

• Los usuarios no verificados no reciben el correo para restablecer la contraseña.
• Los usuarios inactivos tampoco reciben el correo para restablecer la contraseña.
• Si Iniciar sesión con Kissflow está desactivado en Preferencias de inicio de sesión, no puedes enviar un correo para restablecer la contraseña.

Gestionar los datos de los usuarios

Como superadministrador o administrador de usuarios, puedes gestionar los datos de los usuarios de tu cuenta. Ve a Administración de la cuenta > Gestión de usuarios para modificar directamente los atributos de un usuario. Puedes hacer clic de inmediato en el usuario que quieres modificar y actualizar el valor desde la pestaña de la derecha. Los cambios se guardan automáticamente. Si actualizas la dirección de correo electrónico, el usuario deberá verificar la nueva dirección antes de poder volver a acceder a su cuenta de Kissflow. Puedes hacer clic en el botón Reenviar correo de verificación para reenviar una invitación por correo electrónico al usuario. Si has ocultado algunos campos mediante el botón Mostrar/ocultar campo (), esos campos no aparecerán en la pestaña derecha.

Desactivar y activar usuarios

Como superadministrador o administrador de usuarios, puedes activar y desactivar usuarios de tu cuenta. Selecciona la casilla situada junto al usuario para desactivarlo y haz clic en Desactivar. Una vez desactivado un usuario, el recuento se actualiza automáticamente en el recuadro Usuarios inactivos. Los usuarios inactivos podrán iniciar sesión una vez que actives su cuenta.

No puedes desactivar a los administradores de cuenta. Primero debes degradarlos a usuarios para poder desactivarlos.

Si has seleccionado una combinación de usuarios y administradores de cuenta, puedes omitir a los administradores de cuenta y desactivar solo a los usuarios. Selecciona la casilla situada junto a un usuario para activar un usuario inactivo y haz clic en Activar. El recuento de usuarios se actualiza automáticamente en el recuadro Usuarios activos. Si te has quedado sin licencias, puedes actualizar tu plan o comprar licencias adicionales para activar todos los usuarios seleccionados.

¿Qué ocurre después de desactivar a un usuario?

• Se revocará su licencia, pero conservaremos temporalmente sus datos en el sistema antes de eliminarlos.
• Se recomienda que el administrador de Flow reasigne los elementos asignados actualmente al usuario desactivado a otro usuario. La reasignación de elementos puede realizarse desde la pestaña Acciones de administrador, en Mis elementos.
• Si el usuario desactivado o eliminado es el propio administrador de Flow, el superadministrador deberá elegir un nuevo administrador de Flow.

Eliminar usuarios

Como superadministrador, administrador de IAM o administrador de usuarios, puedes eliminar usuarios de tu cuenta. Al eliminar usuarios, se eliminan de tu cuenta. Cuando eliminas usuarios, pierdes todos los datos asociados con ellos. Selecciona la casilla situada junto a su nombre para eliminar un usuario y haz clic en Eliminar usuarios. El recuento de usuarios se actualiza automáticamente. Al igual que con la acción Desactivar, no puedes eliminar directamente a los administradores de cuenta.

Desactivar usuarios

Eliminar usuarios

El usuario desactivado queda temporalmente suspendido de la cuenta y se añade a la lista de usuarios inactivos.

El usuario se elimina permanentemente de la cuenta.

Los datos del usuario desactivado NO se pierden.

Los datos del usuario eliminado se pierden.

El usuario desactivado NO se elimina de los flujos asociados.

El usuario eliminado se elimina permanentemente de todos los flujos asociados.

Se envía una notificación a los superadministradores para reasignar a usuarios activos los roles a nivel de flujo del usuario desactivado.

Se envía una notificación a los superadministradores para reasignar a usuarios activos los roles a nivel de flujo del usuario eliminado.

El usuario desactivado puede recuperar el acceso a la cuenta únicamente cuando un superadministrador lo activa.

Los datos del usuario eliminado no se pueden recuperar. El usuario eliminado solo puede volver a añadirse como un usuario nuevo.

Inscripción en la autenticación de dos factores (2FA)

La autenticación de dos factores (2FA) proporciona una capa adicional de seguridad a tu cuenta de Kissflow, ya que requiere algo más que una contraseña para iniciar sesión. Como superadministrador o administrador de IAM, puedes inscribir a varios usuarios de tu cuenta en 2FA. Esta función solo está disponible en el plan Enterprise.

Estos son los distintos tipos de inscripción en 2FA:

• Recomendada: Los usuarios pueden decidir si activan o desactivan la 2FA en su cuenta.
• Obligatoria: Este tipo de inscripción hace que la 2FA sea obligatoria para iniciar sesión.
• Desactivada: Este es el tipo de inscripción en 2FA predeterminado. La 2FA no estará disponible para estos usuarios.

Añadir y eliminar usuarios de grupos

Los grupos se crean en Kissflow para agilizar la administración y facilitar el uso compartido de procesos, tableros, aplicaciones, integraciones y conjuntos de datos. Los grupos pueden crearse y gestionarse por separado en la gestión de grupos. Como superadministrador o administrador de usuarios, puedes añadir o eliminar usuarios de grupos existentes desde la tabla de gestión de usuarios. Selecciona los usuarios que quieres añadir o eliminar marcando la casilla situada junto a su nombre y elige Añadir usuarios a grupos para añadirlos o Eliminar usuarios de grupos para eliminar a los usuarios seleccionados.

Aparecerá una ventana emergente con la lista de grupos existentes. Selecciona los grupos necesarios para completar la acción elegida. Kissflow solo aplica cambios a los usuarios que forman parte de un grupo. Por ejemplo, si intentas añadir a un usuario que ya forma parte del grupo, la acción no se realizará y el usuario se omitirá.

Cambiar el rol de usuario

El rol de un usuario determina las funciones que puede realizar dentro de Kissflow. Para cambiar el rol de un usuario concreto, selecciona la casilla situada junto al usuario y selecciona Cambiar rol de usuario desde el botón Más opciones (). Elige el nuevo rol de usuario y haz clic en Cambiar rol. Solo los superadministradores y administradores de IAM pueden asignar o eliminar roles de cualquier tipo en tu cuenta. Solo los superadministradores pueden convertir a otro usuario en superadministrador.