Crear un proceso

Puedes crear un proceso nuevo según el conjunto de permisos establecido por un Super Admin o IAM Admin.

Crear un proceso nuevo

1. Ve a la página de creación de procesos mediante cualquiera de los siguientes métodos:
   1. Creación rápida - En la barra de navegación izquierda, haz clic en Crear > Proceso.
   2. Explorador - En la barra de navegación izquierda, haz clic en Explorar > Crear en la parte superior derecha**.** En la página Crear desde cero, selecciona Proceso. También puedes ir a la Galería de plantillas e instalar una de las plantillas de proceso predefinidas.
2. En la página de creación de procesos, puedes elegir entre crear tu proceso con IA o crearlo tú mismo.

Crear desde cero

1. Asigna un nombre a tu proceso y, opcionalmente, añade una descripción para organizarlo y encontrarlo más adelante.

   

2. Haz clic en Crear. 

La URL del proceso creado se basa en el nombre que le asignes. La URL no se puede cambiar más adelante, aunque cambies el nombre del proceso.

Crear con IA (para planes Enterprise)

Puedes crear un proceso en cuestión de segundos mediante IA, incluido un formulario y un flujo de trabajo de varios pasos. 

Puedes comenzar adjuntando un documento o proporcionando un prompt.

Desde un documento 

Esta es la forma más rápida de digitalizar una imagen existente de un formulario o una hoja de cálculo.

1. Adjunta tu documento

   • Haz clic en Adjuntar documento y carga un PDF, CSV, PNG, JPEG o JPG de tu formulario.

     

     A continuación, se explica cómo el documento de entrada determina la estructura del resultado:

     Formato del documento de entrada

     Resultado y comportamiento esperados

     CSV

     • Asignación de campos: todos los encabezados de columna se asignarán automáticamente a tipos de campo específicos; el formulario puede admitir hasta 1000 campos.

     • Organización: los campos se agruparán por secciones para garantizar un flujo lógico.

     • Generación de tablas: si corresponde, las tablas se crearán automáticamente.

     • Flujo de trabajo: se crea una estructura básica de flujo de trabajo.

     Imágenes o PDF

      

     (PDF, PNG, JPEG, JPG)

     • Replicación exacta: la IA replicará exactamente el diseño del formulario tal como aparece en el archivo cargado. Sin embargo, si proporcionas instrucciones específicas en el prompt, la IA modificará el resultado para que coincida con esas solicitudes.

     • Detección de tablas: si la imagen o el PDF contiene una tabla visible, se convertirá automáticamente en un campo de tabla.

     • Flujo de trabajo: se creará un flujo de trabajo básico según la lógica interpretada del documento.

     Nota

     Actualmente, los documentos PDF deben contener estructuras de formularios estándar para procesarse correctamente. Si cargas diagramas de flujo o documentos de procedimientos descriptivos, se producirá un error de procesamiento.

2. Perfecciona tu proceso (opcional)

   • Después de cargar el documento, perfecciona el proceso con contexto adicional. Aquí puedes proporcionar a la IA instrucciones sencillas en lenguaje natural (límite máximo: 3000 caracteres).

   •  Por ejemplo:

     • Haz que todos los campos sean obligatorios.

     • La aprobación debe enviarse al gerente del departamento.

     • Añade una sección para la información del vehículo.

3. Crea y obtén una vista previa

   • Haz clic en Comenzar a crear. La IA analizará el documento, identificará los campos y estructurará un flujo de trabajo basándose en el documento y en las instrucciones proporcionadas.

   • En la ventana Añade los toques finales, revisa el Nombre y la Descripción de tu proceso.

     

   • Haz clic en Obtener una vista previa del formulario para revisar el formulario y asegurarte de que cumple tus necesidades.

     

4. Ve al editor de procesos

   • Haz clic en Ir al proceso. Se te llevará directamente al editor, donde podrás ver el formulario y los pasos del flujo de trabajo. Desde allí, puedes personalizar el proceso según sea necesario.

Desde un prompt

Si no tienes un documento, puedes describir el proceso que quieres crear.

1. En el espacio O proporciona un prompt, describe tu proceso. Sé lo más específico posible sobre los campos del formulario y los pasos del flujo de trabajo.

   

2. Haz clic en Comenzar a crear.

3. En la ventana Añade los toques finales, revisa el Nombre y la Descripción de tu proceso.

4. Haz clic en Obtener una vista previa del formulario para revisar el formulario del proceso y asegurarte de que cumple tus necesidades.

5. Haz clic en Ir al proceso. Se te llevará directamente al editor, donde podrás ver el formulario y los pasos del flujo de trabajo. Desde allí, puedes personalizar el proceso según sea necesario.

El ID del proceso generado al crear un proceso no se puede cambiar más adelante.

Cambiar el nombre de un proceso

Para cambiar el nombre del proceso, simplemente haz clic en el nombre actual, realiza los cambios y, a continuación, haz clic en Intro. Puedes cambiar la descripción de la misma forma después de hacer clic en el botón Descripción (). Todos los cambios se guardan automáticamente.

Personalizar un proceso

Cada elemento de tu proceso tiene su propio formulario, flujo de trabajo y permisos. Haz clic en Administrar > Editar proceso para acceder al editor, donde puedes trabajar en estos elementos. Como administrador o desarrollador del proceso, también puedes acceder al editor desde cualquier formulario haciendo clic en Editar proceso en la esquina superior derecha del formulario.

Buscar un proceso

Hay dos formas de buscar tu proceso.

Primero, haz clic en el botón Buscar () en la barra de navegación superior de la página y escribe el nombre del proceso en el cuadro de búsqueda. También puedes abrir el cuadro de búsqueda mediante los atajos de teclado:

• En Mac: tecla Comando (⌘) + E.
• En Windows: tecla Ctrl + E. 

Segundo, haz clic en Explorador en el panel de navegación izquierdo para acceder a la página Activos. Luego puedes usar las funciones de búsqueda y ordenación para encontrar rápidamente el proceso. Puedes encontrar los procesos que administras en la pestaña Administrados por mí, mientras que el resto de los procesos se encuentra en la pestaña Otros.